Дали знаете дека има едноставен начин како да ја зголемите вашата продуктивност? Тоа можете брзо да го постигнете со добро организирање на вашата канцеларија и тековниот процес на вашите дневни задачи.
Добро организираната работна просторија не само што ќе ве мотивира и ќе ви го намали стресот, туку и најпродуктивно ќе го оптимизира вашето време, така што нема да треба да барате по различни фиоки, туку точно ќе знаете каде да ги пронајдете работите што ви се потребни. Кога знаете точно каде можете да ги пронајдете работите што ви се потребни, исто ќе бидете и многу поефикасни, што може да придонесе и до унапредување на работната позиција.
Кога вашата околина е не подредена и хаотична, тоа автоматски му праќа сигнали на вашиот мозок дека има повеќе работа отколку што во суштина има, што носи до додатен, непотребен стрес. Со доброто организирање, појавата на овој сигнал се намалува и се чувствувате многу повеќе под контрола.
Доколку пак сте менаџер на тим во канцеларија, начинот на кој е поставен работниот тек директно диктира колку вашиот тим ќе биде продуктивен. Ако вие можете добро да ја организирате работната средина и работните обврски, ќе забележете зголемени и попозитивни резултати од страна на целата екипа.
За да ви помогнеме во организирање на вашата канцеларија и работен процес, тимот на Трејд состави листа од мали промени и корисни совети кои ги користиме лично и ние. И запомнете, трудот од денес може да има големи ефекти врз исходот на следниот ден.
Скријте ги каблите
Еден од најголемите проблеми за било кој канцелариски работник се големиот број кабли. Од полнач, па глувче, тастатури и ред број други апарати како принтери и проектори – многу брзо може да дојде до хаос и заплет. Плус, како што рековме, големиот број жици по работното биро му ствараат стрес на вашето тело.
Но, решението е многу лесно и едноставно – се што треба да направите е да земате врзивни клипови и да ги штипнете на вашето биро со што ќе ги поминете каблите низ нив пред да ги приклучите во вашиот компјутер.
Како бонус, исто така ќе ви биде полесно да го пронајдете кабелот кој секогаш некако паѓа позади вашето работно биро.
Ставете етикети на сè
Кога веќе зборуваме за организација, етикетите се вашиот најдобар пријател.
Со правилно етикетирање на дури и наједноставните работи низ канцеларијата, ќе си заштедите време и многу фрустрација.
Дали вашите колеги постојано ви досадуваат барајќи хартија за принтање? Едноставно залепете етикета “ХАРТИЈА ЗА ПРИНТАЊЕ” на фиоката каде таа е сместена и овој проблем веќе нема да постои.
Но не запирајте со вашата канцеларија, имплементирајте го овој систем и во вашите компјутерски датотеки. Ставете се во посебен папка со добро описно име и сортирајте го секој фаил со посебна етикета како ‘готово’ наспроти ‘нацрт’.
Автоматизирајте ги задачите кои се повторуваат
Сигурно имате некој задачи кои се дел од вашата дневна работна рутина кои ви одземаат премногу време – време кое може да биде искористено многу попродуктивно.
Ослободете се од овие задачи со нивно автоматизирање и олеснување. Доколку сте менаџер на тим, некој од обврските би ви биле да ги снабдувате со канцелариски материјал, закажување на состаноци или делегирање на обврските. Со правилно автоматизирање на овие задачи, многу товар ќе биде оттргнат од вас.
Погледнете ги своите задачи како концепти – разложете ги на елементите кои ги градат и критички погледнете како би можеле полесно и побрзо да ги завршите.
Користете тетратка за планирање на дневните обврски
Нема ништо подобро од пишаниот збор. Едноставно е нејасно како бил кој канцелариски работник би можел да ја работи својата задача ефективно без тетратка до себе.
Доколку уште со престигнувањето на работното место одма си ги погледнете и организирате работните обврски за денот пред вас, ќе имате референтна мапа за целиот тек на денот. Ќе можете поефикасно да ги погледнете сите крајни рокови, како и да ги подредите сите задачи по приоритет.
Овој вид на професионални дневни планери можете да ги пронајдете во сите Трејд книжарници, но можете и сами да си создадете планер со обично пенкало и лист.
Организирајте го вашето e-mail сандаче
Дури и вашето биро да блеска, неуреденото e-mail сандаче може исто така да ве збуни и да го забави текот на работата.
Додавање на голем број етикети може да биде контра продуктивно – создавајќи повеќе работни обврски. Еден едноставен и добар начин за организација е да ги откажете сите онлајн билтени на кои сте претплатени, а не ви се потребни – бидејќи едноставно се трупите со непотребни маилови.
За полесно водење на маилот, пробајте да ги архивирате сите e-mail пораки кои што не ви се потребни, а најважните или незавршените да ги оставите на ‘unread – непрочитано’.
Се надеваме дека овие мали трикови ќе ви помогнат во подобро организирање на вашата канцеларија, обврски и тим за попродуктивно работење.
Имате прашања? Слободно контактирајте не на маил или пишете ни на нашата официјална Facebook страница.
Ваш,
Трејд.
Macedonian 
English